Les sous-traitants et inspecteurs

Québec Vrai sous-traite deux sortes d’activités : les audits annuels, de suivi et inopinés chez les requérants et les analyses d’eau. Les sous-traitants signent une entente contractuelle qui détaille les obligations des parties (y compris un engagement de confidentialité et une déclaration de conflits d’intérêts (cette dernière peut faire partie intégrante du l’entente contractuelle)). Dans le cas de la sous-traitance d’analyses de laboratoire dont les résultats sont nécessaires au processus de certification, le sous-traitant doit détenir une certification ISO 17025.

 La base contractuelle sur laquelle repose l’embauche des sous-traitants en charge des activités d’inspection est la rémunération selon la formation, le niveau de connaissances en agriculture biologique ou en certification ainsi que l’expérience pratique dans les secteurs de la production, transformation, distribution, emballage, service ou autres ayant un lien avec le produit à certifier biologique ou à attester conforme. Les mandats sont attribués selon les critères ci-haut mentionnés en plus de l’absence de conflit d’intérêt et du lieu de résidence afin de limiter les déplacements.

 Le groupe des sous-traitants est formé des inspecteurs. En cas de besoin, pourrait s’ajouter aussi d’autres prestataires de services tels que pour la traduction, du montage de gabarit, du secrétariat, ou autre.

 Le mandat des sous-traitants est d’une durée indéterminée. Ceux-ci peuvent recevoir des mandats tant et aussi longtemps que leurs compétences le permettent, que leur impartialité est intacte, que le lien de confiance mutuel existe et que leur disponibilité est adéquate. Chacun signe un contrat de travail d’un an, renouvelable. Ce dernier inclut la rémunération, la déclaration d’intérêts et l’entente de confidentialité et de non divulgation. Une assurance erreurs et omissions est obligatoire pour tous. Celle-ci à demie défrayée par l’employeur, couvre l’ensemble des sous-traitants pour les fonctions mentionnées au contrat de chacun.

 Une formation annuelle est offerte par l’OCQV afin que les connaissances par rapport aux normes, aux procédures et autres soient à jour. Il appartient cependant aux sous-traitants de suivre une formation continue adéquate. La présence à la rencontre annuelle des inspecteurs est demandée. La description de la formation continue et la remise du curriculum vitae à jour sont essentielles au renouvellement des contrats.

 Un guide de l’inspecteur est rendu disponible à tous comme base du fonctionnement de Québec Vrai. Ces documents reprennent les procédures les concernant en plus de décrire leur travail en détail.

 Suite à l’avis de l’arrêt du contrat entre un sous-traitant et l’OCQV, l’entente de confidentialité et de non divulgation continue de s’appliquer.

 

1.1.1.   Les inspecteurs

 Le travail de l’inspecteur en certification consiste à vérifier les informations fournies par le membre, à inspecter les sites d'exploitation, à observer, à informer le membre sur les exigences de conformité et à communiquer ses constatations à Québec Vrai. L’inspecteur doit se considérer comme le plus exigeant des consommateurs. L’inspection doit être abordée avec l’intention de vérifier la conformité de l’entreprise aux normes. Les inspecteurs sont en fait les yeux de l’OCQV puisqu’ils sont mandatés par la direction pour réaliser les audits des membres et rendre un constat. En aucun temps l’inspecteur ne doit prendre de décision de certification ni faire de recommandation.

 1.1.2.  Mandat de l’inspecteur

 Afin de préserver l’indépendance et l’impartialité du programme de certification, l’application des mesures de contrôle et d’inspection est confiée à des inspecteurs indépendants qui réalisent les audits, selon leurs compétences en lien avec un produit ou un service à certifier ou à attester conforme. Dans cette même optique, il est préférable qu’un inspecteur n’audite pas la même entreprise plus de trois années consécutives. Par contre, pour des questions de logistique, de déplacements supplémentaires ou autres, cela peut arriver.

 Pour un audit inopiné ou de suivi, l’inspecteur reçoit par écrit un mandat précis d’inspection mentionnant les points particuliers à vérifier, mais il peut aussi faire d’autres vérifications s’il le juge nécessaire.

 

1.1.3.  Formation et expérience

 La direction recherche des inspecteurs qui possèdent la formation et les compétences nécessaires pour la conduite d'inspections. Ils doivent posséder une formation agricole (agronomie, technique agricole ou transformation alimentaire) ou à défaut que leurs compétences soient reconnues par le milieu. Ils doivent obligatoirement avoir une formation spécialisée en inspection et/ou suivre le programme d’accompagnement avec un inspecteur expérimenté. Ce programme est détaillé au document Guide de l’inspecteur. Lors de l’embauche d’un nouvel inspecteur, celui-ci doit travailler en équipe avec un inspecteur expérimenté pour un certain nombre de dossiers De plus, les rapports de ce nouvel inspecteur sont soigneusement vérifiés avant acceptation par la direction.

  

2.7.4     Laboratoires

 Les qualifications des laboratoires doivent être vérifiées par la Direction avant la signature des contrats de sous-traitance et leur validité confirmée tous les cinq ans. Les points à vérifier sont les suivants :

 

Points à vérifier

Outil de vérification

Absence de conflits d’intérêts

Entente signée

Enregistrement

Fichier Qualification des sous-traitants rempli

Liste à jour

Fichier Qualification des sous-traitants rempli

Manquements au contrat

Actions correctives au Fichier Qualification des sous-traitants

Un registre de qualification des sous traitants doit être rempli à cet effet annuellement.

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