Le personnel engagé

Le personnel engagé regroupe la direction générale, la coordination des services et la ou les adjointes administrative. Une assurance erreurs et omissions, entièrement défrayée par l’employeur, couvre l’ensemble du personnel engagé pour les fonctions mentionnées au contrat de chacun. Ce dernier est valide jusqu’à la signature d’un prochain contrat, avec la clause de renouvellement automatique. Il se termine par la résilience de l’une des deux parties. La répartition des tâches, faites selon les fonctions, est détaillée aux Procédures Internes puis annexée aux contrats respectifs.

 1.1.1.  La direction générale

 Le conseil d’administration désigne la direction comme la personne responsable de l’ensemble des activités de l’organisme et veiller à son bon fonctionnement. Elle est mandatée pour assurer la surveillance de la mise en œuvre de ses politiques et des finances de l’organisme. Selon la capacité budgétaire, il lui est possible de déléguer de ces tâches au besoin.

 La direction générale est assumée par un bachelier en agronomie dont l’expérience de travail et/ou la formation doit refléter à la fois des connaissances techniques en agriculture (préférablement biologique), en certification, en gestion financière et en gestion de personnel.

 Fonctions générales de la direction :

  • Coordonner l’ensemble des activités et procédures de l’OCQV;
  • Assurer le suivi auprès des membres du conseil d’administration;
  • Assurer le suivi des finances avec le trésorier dans un but de pérennité des services; soumettre à l’Assemblée générale un budget prévisionnel et les états financiers qui démontrent la capacité de Québec Vrai à maintenir ses opérations.
  • Gérer le personnel et les sous-traitants, ceci incluant, sans s’y limiter, le recrutement, l’embauche, l’encadrement et l’évaluation;
  • Monter le matériel de présentation et participer à diverse activités de représentation et de promotion dans le but de faire connaître l’OCQV et ses services;
  • Participer aux travaux des comités;
  • Créer et nommer des comités en lien avec les opérations (ex : comité qualité);
  • Convoquer les assemblées du conseil d’administration et l’assemblée générale annuelle, y participer, écrire les ordres du jour puis participer à la validation des procès-verbaux;
  • Assurer le suivi de la maîtrise des documents de l’OCQV ainsi que la tenue de certains registres;
  • Recommander et développer des politiques relatives au fonctionnement de nouveaux systèmes de certification dont le plan de contrôle;
  • Compléter le rapport annuel de revue de direction;
  • Responsable du traitement des plaintes;
  • Autoriser, par sa signature, le démarrage des procédures de suspension-retrait;
  • Assurer le suivi des surveillances des marques de conformité et prendre action lorsque des non-conformités sont détectées;
  • Décision de report de plus de 18 mois entre deux inspections;
  • Ne se substitue en aucun temps à l’inspecteur ni au coordonnateur des services. Demeure une ressource pour consultation au besoin et pourrait lors de surcharge rédiger et effectuer la revue des rapports de certification et des décisions de certification. Dans des circonstances exceptionnelles (charge inhabituelle de travail, personnel réduit) la direction peut signer des décisions de certification.

 1.1.2.  Les coordonnateurs des services

 

La direction désigne les coordonnateurs des services comme les personnes responsables de l’exécution globale des contrôles, de l’inspection et de la certification tels que définis dans le programme d’accréditation. Le mandat est de veiller à la constance et la rigueur des décisions de certification.

 La coordination est assumée par un bachelier en agronomie et un bachelier en sciences et technologie des aliments dont l’expérience de travail et/ou la formation doit refléter à la fois des connaissances techniques en agriculture (préférablement biologique), en certification et en gestion de personnel. Ils ne doivent pas avoir œuvré à la prestation de services-conseil en lien avec la certification dans les 12 mois précédant leur entrée en fonction.

 

Formation des coordonnateurs :

 

À leur entrée en poste, les coordonnateurs aux services doivent suivre un programme de formation adapté à leurs connaissances préalables des normes de certification de Québec Vrai. Ce niveau de connaissances est évalué sur la base de leur expérience de travail antérieure.

 

Conjointement avec les coordonnateurs en poste et en tenant compte du domaine de production spécifique que le coordonnateur dans lequel le coordonnateur aura à exercer ses fonctions, la direction de Québec Vrai prépare un plan de formation personnalisé et désigne le ou les responsables de chacune des activités de formation et les outils d’évaluation. Les besoins de formation sont établis en invitant la nouvelle ressource à travailler avec un coordonnateur aux services expérimenté pendant une semaine. Durant cette période, elle doit observer en détail le travail de certification effectué par son formateur, prendre des notes et étudier un ensemble de documents normatifs. À l’issue de cette première étape le coordonnateur en charge de la formation, la direction et le nouvel employé déterminent les lacunes dans les connaissances des normes qui doivent être comblées. Un plan de lectures est soumis à l’employé (cahiers de charges, documents interprétatifs, etc.). Ces lectures doivent être effectuées simultanément à la poursuite de l’accompagnement du coordonnateur dans ses tâches habituelles.

 

Une troisième étape consiste en la réalisation d’activités de certification simulées. À partir de dossiers d’exploitants (rapports d’inspection et de clôture et pièces justificatives) le nouvel employé doit produire des rapports de certification et se prononcer sur les réponses reçues à des non-conformités. Ces rapports sont révisés par le coordonnateur en charge de la formation qui signale au nouvel employé les points où des erreurs sont détectées.

 

La dernière étape de formation tient à la fois de la formation continue que du contrôle de la qualité : étant donné que tous les décisions de certification sont contresignées soit par un deuxième coordonnateur aux services, soit par la direction, le travail du nouvel employé est systématiquement vérifié et ses décisions discutées avec lui en fonction des exigences normatives.

 

Fonctions générales des coordonnateurs :

 

Seuls les coordonnateurs aux services et, exceptionnellement, la direction, sont habilités à vulgariser les normes et exigences de la certification auprès des membres; les documents normatifs de base permettant de fournir l’information aux membres sont les Cahiers de charges relatifs aux produits portant des indications se référant au mode de production biologique (Parties 1, 2, 3, 4 du CARTV), les directives du CARTV, la norme nationale du Canada (Systèmes de production biologique), les Réponses du CARTV aux questions d’interprétation, le Règlement sur les produits biologiques, les sections pertinentes du Manuel de fonctionnement du BBC et du Référentiel d’accréditation du CARTV, les Questions et réponses concernant la Norme nationale du Canada sur les systèmes de production biologique, Guidances 310 et 311 et les ententes d’équivalence entre le Canada, les États-Unis, l’Union européenne, le Japon, la Suisse et le CostaRica.

  • Analyser les dossiers en vue de recommander l’attestation, la pré-certification, la certification, la dérogation ou le refus;
  • Valider les recommandations de certification produites par un autre coordonnateur aux services et rendre et signer les décisions de certification;
  • Proposer la liste des conditions à remplir et les délais accordés pour répondre aux non-conformités selon le plan de contrôle ou non selon les motifs valables à l’appui;
  • Assurer la qualité des services, l’uniformité des décisions de certification et d’attestation (plan de contrôle);
  • Réévaluer sa recommandation et argumenter son point de vue lors de demandes de révision et d'appel.
  • Signer les documents relatifs aux décisions transmis aux membres et par le fait même assumer les décisions rendues;
  • Évaluer les documents des requérants et des membres lors de l’adhésion, du renouvellement (formulaire complet et qualité du plan de production/préparation), du suivi des non conformités, d’une demande de révision et d'appel;
  • Mise à jour du plan de contrôle;
  • Responsable de l’étude des intrants (registre des produits autorisés pour fin de consultation par tous les membres de l’équipe et les sous-traitants);
  • Responsable de la lecture, de la validation et du classement des changements au programmes de certification, (NBC et CARTV); informer la direction de la nécessité d’en assurer la transmission aux exploitants;
  • Sur nomination par la direction, assurer la responsabilité du système de management;

 

 1.1.3.  Les adjointes administrative

 

La ou les adjointes engagées doivent avoir de l’expérience de travail et/ou une formation en secrétariat, gestion de bases de données, comptabilité et service à la clientèle. Le mandat général est de supporter la direction et la coordination dans ses tâches administratives;

 

 Fonctions générales de l’adjointe administrative :

  • Répondre aux questions des membres relatives à l’administration du processus de certification;
  • Classer des dossiers et des archives;
  • Faire le suivi de la comptabilité;
  • Responsable de la tenue des registres et de l’entrée de données;
  • Transmettre les documents des membres requis pour la réalisation des mandats des inspecteurs;
  • Communications administratives avec les membres;
  • Distribuer les appels téléphoniques et les demandes d’information aux membres du personnel concernés;
  • Participer, vérifier et informer la direction de l’intégrité de la tenue des registres;
  • Assister la direction dans toutes les tâches administratives et de secrétariat que celle-ci jugera nécessaires.

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