Le conseil d'administration

Le conseil d’administration est formé de cinq administrateurs membres nommés démocratiquement lors de l’assemblée générale annuelle de l’OCQV. De préférence, chacun des administrateurs représente un secteur d’activité de production et de transformation sans prédominance d’un seul intérêt. Le mandat des administrateurs est de deux ans renouvelable. L’OCQV souscrit à une assurance responsabilité pour les fonctions remplies par les administrateurs au sein du conseil d’administration.

 Les membres des comités sont aussi choisis, en autant que possible, de façon à ménager un équilibre où aucun intérêt particulier ne prédomine.

 Fonctions et responsabilités du conseil d’administration

 Établir le positionnement de l’OCQV et ses orientations;

  • Être responsable du fonctionnement en approuvant les procédures et en assurant le suivi lors des assemblées;
  • Créer et nommer les membres des comités en lien avec l’administration;
  • Embaucher la direction générale et l’évaluer annuellement;
  • Être responsable de la prise de décisions administratives concernant les finances, les communications et autres au besoin;
  • Entériner annuellement la revue de direction avec le personnel engagé et les autres membres de l’équipe, qui peuvent être représentés par la direction.
  • Les administrateurs n’ont pas la possibilité de peser sur les processus d’évaluation, de revue ou sur les décisions de certification des requérants.

 1.1.1.  Formation et expérience

 Aucune exigence particulère n’est demandée comme formation ou expérience pour faire partie du conseil d’administration de l’OCQV. Le fait d’être membre de l’OCQV suffit. Dans le cas d’un retrait de certification ou atttestation de l’entreprise, l’administrateur doit démissionner de son poste d’officier.

 1.1.2.  Les Comités

 Le conseil d’administration nomme les membres formant les comités, à l’exception des membres du Comité qualité. Ces comités supportent le conseil d’administration dans sa prise de décision. Un responsable de chaque comité à la responsabilité de mener les rencontres et les sujets de discussion. Il doit régulièrement rapporter le résumé des travaux au conseil d’administration pour la prise de décision, principalement ceux en lien avec une dépense, une nouveauté ou un changement de procédure. Un résumé écrit des rencontres (date, endroit, présences, sujet  et décisions, s’il y a lieu) doit être conservé pour consultation subséquente.

 1.1.3.  Le comité Qualité

 Le comité Qualité est formé d’au moins deux membres de l’OCQV nommés par la direction. Idéalement chaque secteur d’activité (production et transformation) doit y être représenté. Ce comité a la responsabilité du contrôle de la qualité, notamment sur le plan de l’impartialité du processus de certification.. Il doit détecter les faiblesses, évaluer les solutions envisagées puis les résultats mis de l’avant pour les corriger. La qualité de la certification offerte concerne le respect des critères d’accréditation, la performance de la direction puis la qualité de la gestion, de l’inspection, de la certification et du service à la clientèle. Ce comité a le mandat de faire la surveillance des plaintes, des sondages, et le suivi des audits internes et externes. D’autres informations au sujet du comité qualité sont inscrites au document Gestion Interne de la qualité. Le comité qualité a le droit d’engager des procédures indépendantes auprès des parties concernées par des éventuels manquements aux exigences d’impartialité dans le cas où la direction refuserait de mettre en œuvre ses recommandations.

 1.1.4.  Le comité Perspectives

 Le comité Perspectives est formé d’au moins deux membres de l’OCQV et de la direction. Ce comité a la responsabilité de l’élaboration des objectifs à venir ainsi que des avenues de développement de l’OCQV. Il doit évaluer les perspectives envisagées dans le respect des critères d’accréditation puis des intérêts de la majorité des membres.

 Le comité Perspectives a pour mandat de définir les orientations de l’organisme à court, moyen et long terme principalement vers le développement de d’autres avenues de certification et les aspects marketing de l’OCQV.

 Ce comité peut, s’il le souhaite, créer divers sous-comité afin de documenter ou créer la discussion à propos de certains aspects en lien avec les perspectives de l’OCQV, suite à l’acceptation du conseil d’administration.

 1.1.5.  Le comité Nouvelles Certifications

 Le comité Nouvelles Certification est formé d’au moins deux membres de l’OCQV et de la direction. Il  a la responsabilité d’évaluer les différentes autres opportunités de certification offertes ou à offrir sans affaiblir la réputation de l’OCQV. Un sous-comité est présentement en activités : Sous-comité Soins Corporels.

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