Exigences de base envers l'équipe

Toute l’équipe de l’OCQV incluant les dirigeants, les employés permanents autant que les employés sous-traitants et tous autres membres de comités, sont tenus à une stricte confidentialité en ce qui concerne les dossiers des membres et la gestion de l’organisme.

 Qualités requises :

  • Souci de la confidentialité;
  • Rigueur professionnelle;
  • Bonne capacité d'analyse;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Sens de l'éthique.

 Chacun des membres de l’équipe s’engage à prendre des décisions de gestion et de certification de façon impartiale et indépendante de toute influence. Tous doivent démontrer de l’objectivité dans le processus d’évaluation et de prise de décision. Une assurance erreurs et omissions couvre tous les membres de l’équipe.

 Tableau 2. Documents exigés de l’équipe.

 

Catégories

Contrat de travail

CV

Formation continue

Entente de confidentialité

Déclaration d’intérêt

Évaluation annuelle

Bénévoles

 

Conseil d’administration

 

 

 

X

X

 

Membres de comité

 

 

 

X

X

 

Personnel engagé

X

X

X

X

X

X

Sous-traitants

X

X

X

X

X

X

mis à jour annuellement.

mis à jour lors de changement.

 1.1.1.  Confidentialité

 Sous peine de poursuite légale et de révocation, les personnes ci-dessus énumérées travaillant pour l’OCQV, les dirigeants, les membres de comités, le personnel engagé et les sous-traitants, ne peuvent communiquer publiquement ou en privé toute information reconnue confidentielle. Aussi, tous sont tenus de garder confidentielles toutes informations concernant la gestion de l’OCQV. Tous signent un engagement de confidentialité et de non divulgation dès l’entrée en fonction. Sans préjudice à la loi sur l’accès à l’information.

 Toute information fournie par le membre est traitée avec la plus grande confidentialité. Les dossiers sont conservés dans les bureaux administratifs de façon sécuritaire. Lors de la transmission des documents officiels aux inspecteurs ou aux membres, le format PDF est favorisé afin de conserver la version originale.  

 La direction ne transmet ni ne discute d’aucune façon de l’état des résultats d’audit, du suivi des mesures correctives ou toute autre information des membres, au conseil d’administration ni aux différents comités. En cas d’extrême nécessité, pour exposer une situation problématique, un code numéroté est utilisé afin de protéger l’identité de l’entreprise. La situation est exposée de façon générale.

 1.1.2.  Lien de conflit d’intérêts

 Constitue une situation de conflit d’intérêts toute situation réelle, apparente ou potentielle, qui est de nature à compromettre ou susceptible de compromettre l’indépendance et l’impartialité nécessaires à l’exercice des fonctions du personnel engagé et des sous-traitants. Constitue une situation de conflit d’intérêt une occasion d’utiliser ou de chercher à utiliser les attributs de sa fonction pour en retirer un avantage indu ou pour procurer un avantage indu à une tierce personne.

La déclaration d’intérêt atteste des liens d’affaires, familiaux ou autres qui pourraient nuancer le jugement. Constitue aussi un lien d’intérêt tout lien direct ou indirect, présent ou passé (moins d’un an), avec d’autres organismes de certification et des entreprises certifiées biologiques. Enfin, tous les membres de l’équipe se doit de déclarer toute situation, réelle, apparente ou potentielle de conflit d’intérêts pouvant les concerner.

 Les contrats des employés et des sous-traitants décrivent les liens potentiels de conflit d’intérêt, lesquels sont consignés dans un registre utilisé lors de l’assignation des dossiers. Ainsi une personne en lien (employé, famille ou autre) avec une entreprise en particulier ne pourra réaliser aucun audit ou faire l’étude des documents et/ou des non-conformités, ni être impliqué à aucune des étapes de gestion de dossier et de certification pour le compte de celle-ci.

 En ce qui concerne les membres du conseil d’administration et des membres des comités, leur responsabilité est générale à l’organisme et n’a en aucun temps de lien spécifique avec l’une des entreprises certifiées et attestées conformes. Par contre, si une situation particulière doit être portée à leur attention, le nom de l’entreprise, celui du répondant ainsi que les coordonnées sont gardés secrets. 

 Toute l’équipe est au fait que tout avis donné au membre se limite à des explications sur les exigences normatives et de certification auxquelles le requérant est assujetti. De l’information générale ou de la formation peut être donnée tant que ce service est offert, sans discrimination, aux membres inscrits.

 

1.1.3.  Développement des politiques du système de certification

 Le développement des politiques du système de certification est un travail d’équipe réalisé par les coordonnateurs aux services et la direction par la mise au point du plan de contrôle. La coordination des services est mise à contribution en participant à la mise en place des principes relatifs au contenu.

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