Étapes de la certification

Il est important de noter que le requérant, ou le membre, est responsable de prouver son admissibilité. Il lui incombe de fournir l’ensemble des informations nécessaires à l’étude de son dossier. Ces informations sont essentielles à l’OCQV afin d’effectuer le contrôle de l’intégrité biologique et permettent de prendre une décision de certification éclairée. Aussi, ils ne peuvent obtenir ni aide ni conseil du personnel engagé ou sous-traitant de l’OCQV quant aux moyens permettant de traiter les questions faisant obstacle à l’obtention de la certification ou de l'attestation demandée.

 

Accès et traitement non discriminatoires

Tous les requérants et les membres ont accès aux services de certification. Québec Vrai et le personnel qu’elle mandate ne fait pas et ne distinguera pas sur la base de la race, de la couleur, de la religion, du genre, de l'expression de genre, de l'âge, de l'origine nationale, de l’incapacité, de la situation de famille ou de l'orientation sexuelle dans n'importe laquelle de ses activités et opérations. Ces activités incluent, mais ne sont pas limitées à, la prestation de services de certification.

 

Québec Vrai veille à l’égalité de traitement entre les différents requérants soumis à la certification et l’ordre de traitement des demandes est déterminé seulement par les nécessités de saine gestion de ressources d’inspection et d’évaluation des dossiers. L’attribution de la certification n’est subordonnée qu’au respect des règles de fonctionnement du schéma et à la satisfaction des critères d’évaluation.

 

Afin d’accéder aux services de certification, le requérant doit :

 

  • Avoir lu et compris les normes applicables au référentiel demandé ainsi que les procédures de l’OCQV, le membre y sera engagé par contrat.
  • Se préparer et mettre en place les procédures nécessaires permettant de faire la démonstration que l’entreprise est en mesure de respecter les normes applicables au référentiel demandé, permettant entre autre d’assurer la traçabilité. Il est de la responsabilité de l’entreprise de s’assurer que les produits inclus dans sa demande de certification répondent aux exigences de la certification.
  • Préparer un plan de production et/ou de préparation complet et à jour ou la confirmation écrite de la conformité du précédent doit accompagner le formulaire d’adhésion ou de renouvellement. Si remis plus tard, doit être remis avant la visite d’audit. L’OCQV doit avoir copie de la version à jour en tout temps.
  • Adhérer ou renouveler

Lors d’une première demande ou d’un renouvellement, le requérant ou le membre doit compléter et faire parvenir le formulaire d’adhésion ou de renouvellement à l’OCQV. Ces formulaires de demande sont disponibles sur le site Internet de l’OCQV (www.quebecvrai.org). Il est possible de les obtenir par fax ou par courriel. Chacun doit porter une attention particulière aux sections « Revenus biologiques de l’année précédente », de façon à ce que l’organisme puisse appliquer équitablement les frais variables.

Adhésion : pour toute entreprise qui débute une transition vers une certification ou qui reprend un processus abandonné (applicable aussi en cas de transfert d’un autre organisme de certification)

Renouvellement : pour toute entreprise qui poursuit un processus de certification. L’invitation au renouvellement annuel se fait environ au mois de mars de chaque année. Cette lettre les avise du délai à respecter pour transmettre leur renouvellement complété ainsi que la mise à jour du plan de production/préparation.

  • L’étude du dossier (plan de production/préparation) est faite par la coordination des services lorsque tous les documents requis sont remis, afin de s’assurer de l’admissibilité à l’adhésion ou au renouvellement
  • Envoi de la facturation, selon les calculs de la grille tarifaire établie par le Conseil d’administration en début d’année.
  • Au précédent envoi postal est aussi joint le Contrat de service avec le membre.
  • Le paiement de la cotisation annuelle peut être fait par chèque ou par dépôt direct via Desjardins.
  • Réception du contrat complet et signé.
  • Transmission du dossier complet à l’inspecteur assigné, qui en fait une lecture complète.
  • Prise de rendez-vous pour l’audit annuel et transmission du rappel des documents à préparer.
  • Audit de vérification.
  • Rédaction du rapport d’inspection dans les 12 jours ouvrables maximum.
  • Vérification du rapport d’inspection.
  • Rédaction du rapport de certification.
  • Vérification du rapport de certification.
  • Envoi au membre du rapport d’inspection et de certification et la copie de la facture en guise de reçu.
  • Réception et étude des documents prouvant la résolution des non-conformités soulevées (si applicable).
  • Acceptation ou non des résolutions proposées (si applicable) ou demande de preuves supplémentaires.
  • Émission du certificat de conformité biologique ou de l’attestation de conformité (si acceptation);
  • Possibilité d’un ou plusieurs audit de suivi ou inopinés, demandées par la direction ou la coordination des services.

 

L’ensemble du cycle de certification doit être effectué à l’intérieur d’une période de quatorze mois à partir de la date d’audit. Le processus est repris annuellement.

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