Documents administratifs de l'OCQV

La liste des documents administratifs de l’OCQV est la suivante :

  1. Les règlements généraux
  2. Manuel Qualité et Procédures
    • Annexe 1 : Gestion interne de la Qualité
    • Annexe 2 : Registre de la maîtrise des documents
    • Annexe 3 : Équipe Québec Vrai
    • Annexe 4 : Qualification des employés et des sous-traitants
    • Annexe 5 : Suivi des audits
    • Annexe 6 : Revue de direction
    • Annexe 7 : Plan de contrôle
  3. Registre des procès-verbaux des assemblées
  4. Procédures internes
  5. Dossiers des membres

 

    Documents non publiques, disponibles au conseil d’administration et aux comités.

  Documents non publiques, non disponibles au conseil d’administration ni aux comités.

Documents publiques, disponibles au site web de Québec Vrai

 

1.1.1.  Règlements généraux

Constitue le document de base du fonctionnement de l’organisme à but non lucratif qu’est l’OCQV. On peut y lire la désignation de l’organisme, la définition de la notion de membre, les règles d’assemblée générale et spéciale, du conseil d’administration puis de nomination des officiers. Tout changement à ce document doit être entériné par l’assemblée générale annuelle.

 

1.1.2. Manuel Qualité et Procédures

Le présent manuel vise à informer l’ensemble des membres, les administrateurs, ainsi que le personnel et les sous-traitants à propos des règles et procédures du programme de certification de l’OCQV. Pour consultation du document, tous n’ont qu’à visiter le site Web de l’OCQV ou à contacter la direction pour en obtenir une copie papier. Les annexes ne sont pas rendues publiques. Les modifications à ce document doivent être approuvées par le CA, puis rendues publiques par la mise en ligne avant application.

1.1.2.1.          Annexe 1 : Gestion interne de la Qualité

Le document de Gestion interne de la Qualité est un document qui contient les éléments de suivi et de contrôle de la qualité du programme de certification offert par l’OCQV. Il détaille la grille d’évaluation utilisée lors des audits internes. Celle-ci est constituée des critères d’accréditation en vigueur.

1.1.2.2.          Annexe 2 : Registre de la maîtrise des documents

Ce registre a pour but de doter l’organisme d’un outil de gestion des différents documents utilisés. Les documents nécessaires à l’application des exigences normatives y sont consignés. Autant que possible, il est tenu à jour en continu. Les dernières versions sont inscrites à ce registre d’enregistrement par catégorie avec la date de la mise en application et la responsabilité de l’approbation. Le détail de la procédure ainsi que la nomenclature font parties des Procédures Internes. Ce document et son application sont sous la responsabilité de la direction.

1.1.2.3.          Annexe 3 : Équipe OCQV

Ce document regroupe tous les membres de l’équipe, leur fonction et leurs coordonnées, qu’il soit impliqué comme bénévole au sein du CA ou d’un comité, comme personnel engagé ou comme sous-traitant.

1.1.2.4.          Annexe 4 : Qualification des employés et des sous-traitants

Ce registre détaille la formation des employés et des sous-traitants, les domaines autorisés en fonction de la formation, l’expérience et le mentorat applicable s’il y a lieu. Ces informations servent à l’attribution des divers mandats en fonction des qualifications.

1.1.2.5.          Annexe 5 : Suivi des audits

Ce tableau reprend les non-conformités et commentaires mentionnés aux rapports d’audit interne et externe. Il sert à compiler chacun des points avec sa référence au critère d’accréditation, le document concerné ainsi que les suivis datés qui sont fait et à faire. Les commentaires et résolutions sont notés lors des rencontres du Comité Qualité. Un document écrit et signé par les participants est conservé en guise de preuve. Lorsque le comité considère le point résolu, il est enlevé du tableau.

1.1.2.6.          Annexe 6 : Rapport de suivi de direction

Ce document constitue le résumé annuel de toutes les facettes de la gestion de l’OCQV. Toute l’équipe est consultée afin de statuer sur l’attente des objectifs fixés, les forces et les faiblesses, le résumé des évaluations annuelles, l’évolution du nombre d’entreprises membres, résume les sondages et les plaintes, les résultats des audits, l’état du marché, le bilan des divers comités et plan d’action pour l’année suivante. Ce document constitue en fait d’un bilan annuel, présenté lors de l’assemblée générale annuelle.

1.1.2.7.          Annexe 7 : Plan de contrôle

Ce document contient les mesures que l’OCQV entend appliquer lorsqu’il constate des irrégularités ou des non-conformités par rapport aux exigences de certification, les délais de corrections accordés et les actions ou information requises pour qu’une décision de résolution soit prise.

 

1.1.3.  Registre des procès-verbaux des assemblés

Ce registre est constitué de l’ensemble des ordres du jour, des procès-verbaux et des documents de référence, depuis l’obtention des lettres patentes en 1997.

 

1.1.4.   Procédures Internes

Afin d’alléger le manuel Qualité et Procédures, un dossier des procédures internes a été créé. Ce document regroupe la répartition détaillée des tâches. Il inclut aussi le détail de la maîtrise des documents et autres procédures qui permettent une meilleure gestion interne de l’OCQV.

 

1.1.5.  Dossiers des membres

Les dossiers des membres sont constitués de divers documents sous forme numérique. Ils sont obtenus soit directement du membre lors de l’adhésion ou le renouvellement ou lors de l’audit ou du suivi des non conformités.

 

Les documents des membres sont transmis de manière numérique aux inspecteurs. Les procédures internes mentionnent les codes utilisés pour identifier chacun des documents formant le dossier membre informatique.

 

Tous les documents administratifs, les documents comptables, les courriels et les informations de suivi des non-conformités sont conservés périodiquement sur une copie de sauvegarde, conservée à l’extérieur du bureau.

 

Les dossiers actifs sont ceux des membres qui détiennent une certification ou une attestation ou qui sont en voie d’obtenir une certification ou une attestation auprès de l’OCQV.

 

1.1.6.    Archivage des dossiers des membres

 

Toutes les archives sont conservées un minimum de cinq (5) ans. Cependant, les documents légaux tels que les procès-verbaux et les états financiers sont conservés depuis les débuts de Québec Vrai en 1996.

 

1.1.7.    Enregistrement documentaire

 

Les demandes de certification : (adhésion, ADH ou renouvellement REN dans tous les dossiers papier et numériques. Suivi au (Fichier Normalisé). Initiales du DG et date sur le formulaire d’adhésion, (ADH), attestant de l’éligibilité de la demande. La Direction peut, à sa discrétion, déléguer le droit de signer les documents d’adhésion à un coordonnateur aux services.Les documents entre parenthèse constituent les enregistrements permettant d’établir que les procédures de certification ont été appliquées :

  • Les inspecteurs sélectionnés (Répartition des inspecteurs et Qualification des sous-traitants) sont détaillés au (Fichier Normalisé) et à (l’assignation par inspecteur, ASSIGN) selon les (Qualifications des sous-traitants).
  • Évaluer la conformité d'un produit ou d’un procédé de l'opérateur par le (Plan de contrôle) et le détail est décrit au (rapport de certification, RC).
  • Les rapports d’inspection écrits par lesdits inspecteurs selon le (gabarit d’inspection) qui une fois complété se nomment (Rapport de visite d’inspection, RVI)
  • Les vérifications concernant l’efficacité des mesures correctives mises en œuvre par les exploitants, suivi des non-conformités au (rapport de certification annoté, RCA).
  • Les autres mesures de surveillance : (registre des audits inopinés) et (registre de surveillance de la marque).
  • Les preuves d’octroi, de maintien, de suspension ou de retrait de la certification, dont les motifs qui justifient ces décisions (Plan de contrôle), sont constituées des lettres transmises au membre (Certificat, SuspCert, RetraitCert), ainsi que du certificat et/ou de l’attestation émis. Une copie numérique est conservée.
  • Nous tenons annuellement un registre ayant trait aux dérogations accordées (registre Demande Dérogation).
  • Aussi, un registre des appels des décisions rendues (registre Demande Appel-Révision) est complété, incluant le suivi effectué et la conclusion.

 

Tous ces enregistrements sont identifiés (maîtrise de la documentation), gérés et éliminés de façon à garantir l’intégrité du processus et la confidentialité de l’information. Les documents papier sont déchiquetés et les archives numériques peuvent être éliminées la 6e année.

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