Décision de certification et d'attestation

1.1.1.  Étude du dossier

 

Suite à la réception du rapport d’inspection, la direction procède à l’assignation d’un coordonnateur aux services à son étude. Le choix d’un coordonnateur est effectué en fonction de l’activité principale du requérant : les dossiers en production primaire (végétal et animal) sont assignés de façon préférentielle au coordonnateur spécialisé en certification agricole. Les dossiers dont l’activité principale est la transformation sont assignés de façon préférentielle au spécialiste en transformation alimentaire.

 

Les documents de référence pour statuer de la conformité des produits et des services (dernières éditions et amendements) sont :

  • Règlement sur les appellations réservées, Cahiers de charges du CARTV (Parties 1 à 4, communications du CAEQ), Norme biologique du Canada (32.310 et 32.311), Directives de l’ACIA, Questions-Réponses ACIA, Critères d’accréditation du CARTV, Règlement sur les produits biologiques, Manuel de fonctionnement du BBC, Guide sur le recyclage des matières résiduelles, Code de pratiques pour les soins et la manipulation des animaux d’élevage – Transport, Lignes directrices pour la qualité des compost, Listes 4A et 4B de l’ARLA, cahier des charges textile biologique de Québec Vrai ou autres;
  • Manuels des intrants bio en productions végétale, animale et acéricole (seulement à titre consultatif);
  • Répertoires OMRI USA et OMRI Canada;
  • Plan de contrôle.

 

Toutes les décisions doivent être prises exclusivement sur la base d’une norme en lien avec le référentiel demandé, des Questions-Réponses de l’ACIA, des directives du Bureau Biologique Canada ou du CAEQ, ou sur la base des critères d’accréditation.

 

 

1.1.2.  Règles relatives aux non-conformités et décisions applicables

 

Le coordonnateur des services analyse le dossier. Il inscrit ses recommandations détaillées au rapport de certification.

 

Des non-conformités de deux degrés peuvent être soulevées : mineures et majeures (comprennent les avertissements sévères). Dans le cas où un inspecteur a omis de signaler une non-conformité à l’entreprise lors de la signature du rapport de clôture, celles-ci sont relevées en remarques. D’autres remarques ne constituant pas une non-conformité mais pouvant améliorer la qualité du dossier peuvent être soumises. Le coordonnateur peut faire les recommandations suivantes : pré-certifier, accorder avec ou sans condition préalable ou refuser la demande du membre.

 

La responsabilité finale revient à la coordination des services qui signe le certificat ou l'attestation de conformité ou la lettre de n-c si la certification ou attestation n'est pas accordée. Les documents sont transmis au membre dans les meilleurs délais. Le rapport de certification sert de référence pour le suivi des non-conformités auxquelles le membre doit répondre dans le(s) délai(s) prescrit(s).

 

Toute non-conformité majeure peut entraîner la suspension, le retrait ou le refus de la certification ou de l’attestation si le membre ne se conforme pas aux exigences dans les délais imposés. Pour cette raison, tant que ce ou ces points ne sont pas résolus, le certificat ne peut être émis.

 

Dans le cas spécifique des dérogations autorisées à la norme, la demande écrite doit être faite et acceptée avant l'action de dérogation. Dans le cas contraire, la dérogation sera considérée comme une non-conformité.

 

Les dates butoirs des délais accordés pour le suivi des non-conformités mentionnées au rapport de certification sont consignées dans un registre permettant d’assurer un suivi efficace. La politique Utilisateur-Payeur fait état des frais exigés en cas de retard. La correspondance fait mention de cette politique.

 

Un plan de contrôle détaille les sanctions déjà appliquées dans ces situations afin d’uniformiser les décisions. Si une norme n’est pas respectée de façon à compromettre l’intégrité du ou des produits biologiques, la non-conformité est traitée comme majeure. Si une norme n’est pas respectée mais qu’elle ne compromet pas l’intégrité du produit, elle sera traitée comme mineure. Par contre, l’historique, les récidives et la démonstration de la bonne volonté peuvent jouer en faveur ou en défaveur d’une décision de non-conformité. Aussi, l’accumulation de non-conformités mineures et l’aspect récurrent des mêmes conditions qui ne sont pas résolues ou améliorées peuvent entraîner la suspension de la certification. Un nombre important de non-conformités peut entraîner des mesures de suspension et par la suite le retrait, selon le cas.

 

Lorsque le membre a résolu les non-conformités majeures, nous procédons à l’émission du certificat. Cette décision demeure valide jusqu’à ce que les résultats de l’évaluation subséquente soient connus et qu’une décision relative au maintien de la certification soit prise. Le certificat est accompagné d’une lettre expliquant le droit d’utiliser la marque de conformité de l’OCQV ainsi que le ou les logos applicables. Il est aussi spécifié à cette lettre les limites d’utilisation de la marque de conformité.

 

L’OCQV informe par lettre tout membre dont la certification est retirée ou refusée, soit parce que les opérations dont sont issues les produits compris dans la demande de certification sont toujours non conformes aux normes, ou parce que le postulant n’a pas répondu à ou aux non-conformités.

 

En tout temps, le membre peut demander une révision de son dossier dans le délai mentionné à la lettre qui accompagne le rapport, en apportant de nouvelles informations par écrit. Finalement, si le verdict n’est pas à sa satisfaction, il pourra loger une demande d’appel.

 

Le détail des procédures de révision et d’appel est mentionné à la correspondance. Pour plus de détails, consulter les points Demandes de révision et demande d’appel.

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