Audits

Les entreprises qui font une demande de certification auprès de l’OCQV sont soumises à une ou des visites d’inspection :

  • Un audit annuel;
  • Un audit suivi (si autre site, si sous-traitant non certifié/non attesté, etc.);
  • Un audit inopiné.

 

Pour que la visite d’inspection puisse avoir lieu, les frais d’inspection doivent être payés ou une entente préalable doit être prise avec la direction. Aussi, le contrat de service du membre signé par le représentant de l’entreprise doit être reçu, ainsi que le dossier complet.

 

Lors des audits, le membre doit laisser libre accès à son personnel ainsi qu’aux documents en lien avec la certification demandée.

 

Pour un motif valable (apparence de conflit d’intérêt, plainte fondée), un responsable de l’entreprise peut refuser un inspecteur assigné s’il en fait la demande par écrit et qu’il justifie sa demande. À la suite de l'étude de la demande, l'organisme peut prendre la décision de maintenir l'inspecteur qu'il a préalablement désigné. Ces demandes sont consignées dans un registre ainsi qu'au dossier du membre. Le responsable de l’entreprise ne peut en aucun temps choisir l'inspecteur.

 

À la suite de la réception du paiement, du contrat et d’autres documents complémentaires à l’adhésion ou au renouvellement, le dossier du membre est transmis à l’inspecteur qui doit en faire une étude complète. Il s'assure de vérifier tous les documents nécessaires. Pour tous les types d’inspection, l’inspecteur doit avoir pris connaissance du dossier et bien maitriser le domaine d’activité.

 

Afin de choisir la date la plus appropriée pour l'inspection et afin d'évaluer la durée de l'audit, l'inspecteur consulte le rapport d'inspection de l'année précédente. L’inspecteur doit communiquer le plus rapidement possible, en début de saison, avec les responsables des dossiers assignés et ce, au minimum cinq jours ouvrables avant l’inspection, afin de fixer un rendez-vous pour l’audit. L’audit doit se réaliser dans le meilleur délai possible pour le respect de la période de validité du certificat ou de l’attestation du membre. Avant l'inspection, l'inspecteur transmet au membre la liste des documents à préparer pour la visite. Toute inspection doit être faite en période de production selon la norme assujettie, afin de permettre une constatation visuelle des lieux et des techniques utilisées. Dans le cas des opérations agricoles, cette période débute à partir du moment où les opérations sujettes à l'inspection commencent (semences, entailles, etc.) et se termine avec l'emballage ou la mise en conteneurs et l'entreposage de denrées ou produits à certifier.

 

En production végétale en champs, les audits peuvent être réalisés au plus tard au 15 novembre et/ou avant l’accumulation de neige, s’il advenait une couverture de neige avant cette date. Il est convenu que le paiement et les documents complets doivent être transmis avant le 1er novembre.

 

Dans le cas d’opérations de préparation, la visite d’inspection peut se dérouler à n’importe quel moment de l’année. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une production fractionnée (des produits biologiques et conventionnels sont fabriqués dans la même unité de production), l’inspection doit se dérouler lorsque les produits destinés à la certification sont en cours de production. Si pour une année donnée l’organisme de certification détermine qu’il est impossible de conduire une inspection au moment où les produits sont en cours de transformation, un registre de la ou les raisons motivant cette décision. Dans un tel cas, l’audit doit être réalisé lorsque les équipements et les activités permettent de démontrer la conformité ou la capacité d’être en conformité avec les exigences du référentiel demandé. Il ne peut y avoir plus de deux années consécutives sans qu’aucune transformation de produits ne soit en cours lors de l’inspection.

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