Audit annuel

Pour toute entreprise qui fait une demande de certification ou d’attestation de service, au moins un audit annuel du ou des sites de production est requis.

 

Un audit se déroule de la façon suivante, en présence du représentant de l'entreprise :

  • une entrevue d'ouverture;
    • explication du mandat
    • explication du déroulement de l’audit
    • rappel du ou des référentiels demandés
  • un examen de toute la documentation (ou un échantillonnage) concernée par la demande de certification ou d’attestation;
  • une inspection de tous les lieux physiques et véhicules où sont produits, manipulés, conservés, entreposés ou transportés des produits ou des produits servant à la production de ceux-ci;
  • une évaluation des sources potentielles de contamination. S’il existe des raisons de croire que des produits pour lesquels une certification est demandée ont été en contact avec des substances interdites, un échantillon représentatif doit être prélevé et envoyé au laboratoire désigné pour L’inspecteur doit informer l’exploitant que si les résultats de l’analyse s’avèrent positifs, les dispositions de l’article 5 de la Directive 14-01 du 5 mai 2014 de l’ACIA s’appliquent.
  • une conciliation des données de production et une ou des balances de vérification;
  • une vérification des montants de ventes des produits biologiques à l’aide des états financiers ou de tout autre document pour permettre la conciliation;
  • un examen visant à vérifier la traçabilité;
  • une entrevue de clôture résumant au membre les observations relevées. Le rapport de clôture doit être signé par le responsable de l’entreprise et l’inspecteur puis daté. Une copie est laissée sur place;
  • un formulaire de sondage est remis.

 

Les documents pouvant être demandés au moment de l’inspection concerne tous les documents requis au plan de production et/ou de préparation.

 

Les sous-traitants doivent être déclarés au plan. Deux catégories de sous-traitants :

 

  • Abattage : Le membre est propriétaire légal du produit durant tout le processus. Si le membre demande une certification selon le Régime Bio-Canada, une inspection annuelle de l’abattoir est nécessaire. Si le membre demande une certification selon le système québécois de contrôle des produits biologiques, un protocole d’entente pour l’abattage des animaux biologiques (disponible au site web de Québec Vrai) doit être signé par le membre et par l’abattoir.

 

  • Autres activités : Le membre est propriétaire légal du produit durant tout le processus. Le sous-traitant doit être inspecté en audit de suivi annuellement. Le sous-traitant est assujetti aux exigences de certification. Les activités sous-traitées sont soumises aux mêmes contrôles que si elles étaient réalisées par le membre.

 

Un audit annuel est requis dans les douze mois suivant l’inspection survenue l’année précédente. Un report ne dépasse pas six mois à moins d’être justifié par un motif valable. Cette décision doit être rendue par la direction. Lorsque l’intervalle entre deux inspections régulières a excédé douze mois, la parité doit être rétablie entre le nombre d’années de calendrier et le nombre d’inspections régulières sur une période donnée. Ainsi, l’année suivante deux audits annuels pourraient être exigés.

 

Selon le niveau de risque identifié, l’OCQV pourrait accroître la fréquence des audits, de son propre chef ou suite à une demande du CARTV.

 

Un adhérent dont le système de production n’est pas opérationnel est exempté de l’audit annuel tant et aussi longtemps que le système n’est pas entré en opération. Cependant, un audit préliminaire peut être effectué sur demande du membre. Cette visite peut donner lieu à l’identification de certaines insuffisances d’ordre général mais ne consiste pas en un service conseil. Le résultat de tout audit de cet ordre, ne peut être utilisé pour certifier un produit qui proviendrait éventuellement de cette opération lorsque ce système de production sera opérationnel. Un nouvel audit annuel doit avoir lieu.

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