Attestion de conformité

Les attestations de conformité concernent les intrants agricoles, les vérifications d’ingrédient biologiques dans les produits de soins corporels et les services. Un plan doit accompagner ces demandes d’adhésion et de renouvellement. L’acceptabilité des produits est faite sur la base des formulations transmises, des fiches techniques, des homologations en lien avec la liste des substances permise (Norme biologique Canada) et d’autres documents applicables. En cas de besoin, un comité technique du CARTV peut être consulté. Toutefois, l’OCQV conserve sa responsabilité de décision suite à ces consultations. Un audit est effectué la première année, et par la suite, à chaque 3 ans. Lorsqu’il s’agit d’un service, l’audit est annuel.

 

Produit de soins corporels : si dans un produit de soins corporel il y a présence du même ingrédient sous forme biologique et conventionnelle, le pourcentage des deux doit être indiqué entre parenthèses (sur le total des ingrédients) ex : huile de tournesol biologique (10%), huile de tournesol (3%).

 

Si sous-traitants pour les produits de soins corporels :

- Si le membre utilise un sous-traitant et que le membre est responsable de l’achat de tous les ingrédients biologiques : visite chez le sous-traitant et chez le membre la première année. À chaque année, le PPC doit être complété, mis à jour et signé par les deux parties. À la première visite et aux années suivantes, le membre est responsable d’avoir en main tous les documents nécessaires pour effectuer une balance de vérification, soit, entre autres : registre de production, registre d’inventaire de matières premiers et de produits finis, registre de livraison des ingrédients chez le sous-traitant et de livraison des produits finis chez le membre, registre de ventes, factures d’achats, etc. Une visite est effectuée à chaque 3 ans.

- Si le membre utilise un sous-traitant et que le sous-traitant est responsable de l’achat d’un ou de plusieurs ingrédients cosmétiques bio ou ingrédients alimentaires bio : visite chez le membre et chez le sous-traitant la première année. Années subséquentes : visite du sous-traitant aux trois ans. À chaque année, le PPC doit être complété, mis à jour et signé par les deux parties. À la première visite et aux années suivantes, le membre est responsable d’avoir en main tous les documents nécessaires pour effectuer une balance de vérification, soit, entre autres : registre de production, registre d’inventaire de matières premiers et de produits finis, registre de livraison des ingrédients chez le sous-traitant et de livraison des produits finis chez le membre, registre de ventes, factures d’achats, etc.

 

Sous-traitant pour intrant agricole :

Si le membre utilise un sous-traitant, que le membre soit responsable ou que le sous-traitant soit responsable de l’achat des ingrédients : visite la première année chez le membre et chez le sous-traitant (pour vérification de la procédure chez le sous-traitant – non mélange avec des produits non inclus dans la LSP). Visite du sous-traitant aux trois ans par la suite. À chaque année, le PPI doit être complété, mis à jour et signé par les deux parties. À la première visite et aux années suivantes, le membre est responsable d’avoir en main tous les documents nécessaires pour effectuer une balance de vérification, soit, entre autres : registre de production, registre d’inventaire de matières premiers et de produits finis, registre de livraison des ingrédients chez le sous-traitant et de livraison des produits finis chez le membre, registre de ventes, factures d’achats, etc.

 

Une fois l'attestation de conformité accordée, le membre reçoit une attestation de conformité officielle signée, datée de la journée de son émission. Ce document est valide aussi longtemps qu’il n’est pas suspendu ou retiré. Toute nouvelle émission d’attestation s'effectue soit à la suite du verdict rendu par la coordination des services suite à un rapport d’attestation sans non-conformité majeure ou de la fin de l’étude des documents transmis pour répondre aux non-conformités majeures.

 

L'attestation identifie, entre autres, le nom de l'entreprise, son adresse, le type d'attestation, le nom du produit, le référentiel concerné lorsqu'applicable, la mention que l'entreprise a le droit d'utiliser, la portée de l’attestation (exclusivement au Québec, aucune mention reliée à l’ACIA), la date d'émission de l'attestation, la date d'inspection lorsqu'applicable, la date d'émission de la première attestation et la signature de l'émetteur. Au besoin, une annexe sera ajoutée pour détailler l’ensemble des produits, les marques et les formats. L’attestation est disponible en français et en anglais lorsque demandée. Cette attestation doit être rendue disponible pour les acheteurs. En tout temps, elle est disponible en ligne dans la section « Membres ». Si une modification réduisant la portée de l'attestation doit être faite, la version antérieure ne doit plus être utilisée par le membre. Une deuxième version est transmise.

 

L’OCQV reconnaît l’équivalence des attestations émises par les certificateurs accrédités par le CARTV.

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