Adhésion et renouvellement

Les demandes d'adhésion aux services de certification commencent par l'envoi d'un courriel modèle qui détaille les documents requis pour l'ouverture du dossier. Au renouvellement, les membres reçoivent un courriel d'invitation qui détaille les informations demandées.

 Les formulaires d’adhésion et de renouvellement sont disponibles en ligne. Il s’agit de les compléter en version informatique ou manuscrite, les signer et les transmettre préférablement de façon numérique ou par télécopie ou par la poste.

Pour une adhésion, l’OCQV confirme la réception du formulaire et informe le requérant de son admissibilité à la certification par l’envoi du contrat et la facture de la cotisation annuelle. En cas de non admissibilité, un suivi sera fait par la direction par téléphone ou par écrit.

 Notez qu’à toutes les étapes du processus l’OCQV offre à ses requérants et membres des explications concernant les documents, les formulaires, les programmes de certification ou autres renseignements complémentaires au besoin, lorsqu’ils en font la demande. 

 L’avis de renouvellement est transmis au moins 30 jours calendaires avant la période de renouvellement. Toute demande de certification est auditée en période de production. Afin de faciliter les tournées régionales, et ainsi maintenir les coûts au plus bas, les membres en production végétale et animale (production saisonnière) sont fortement invités à respecter les délais de renouvellement.

 Advenant un changement de période de renouvellement, celle-ci peut seulement être antérieure et la cotisation totale s’applique.

Lorsque le domaine de la certification désiré concerne un système ou une catégorie de système inclus dans le champ de certification de l’organisme de certification, l’OCQV se fait un plaisir de donner les explications requises et renseignements complémentaires quant à la procédure de demande.

 Le formulaire d’adhésion demande de compléter les informations à propos d’une précédente certification des produits par un autre organisme de certification. Le requérant doit obligatoirement déclarer l’historique de certification (retrait ou suspension) ainsi que les motifs de ces décisions.

 Si l’entreprise mentionne à l’adhésion qu’elle a déjà entrepris des démarches de certification ou s’est vu refusé la certification dans les 5 dernières années, une demande complémentaire doit être faite au sujet :

  • L’année de la ou des demandes (historique)
  • Le ou les certificateurs concernés
  • Le ou les produits concernés
  • Les motifs de suspension ou de retrait si applicable

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